איך בוחרים אולם אירועים?
בחירת אולם אירועים היא אחת ההחלטות החשובות ביותר בתכנון כל אירוע, שכן האולם מהווה את הבסיס להצלחת האירוע. בין אם מדובר ב חתונה, בר מצווה, בת מצווה, ברית, חינה או כל סוג אחר של אירוע, עליכם לוודא שהאולם שאתם בוחרים יענה על כל הצרכים שלכם ויתאים לאורחים ולסגנון האירוע. במאמר זה נסקור את הקריטריונים החשובים שצריך לקחת בחשבון כשבוחרים אולם אירועים.
- לוקיישן – המיקום, המיקום, המיקום
השלב הראשון בתהליך בחירת אולם אירועים הוא הגדרת המיקום שבו תרצו לקיים את האירוע. מיקום האולם ישפיע על כל החוויה: מהאווירה הכללית ועד הנוחות של הגעה לאורחים. שאלו את עצמכם: איפה הייתם רוצים לקיים את האירוע? האם בתל אביב, בנתניה, בירושלים או אולי באזור הדרום או הצפון? אם תתחילו לתחום את החיפוש לאזור גיאוגרפי, תוכלו למקד את החיפושים ולהפוך את המשימה לפחות מרתיעה.
כדאי לחשוב גם על האורחים שלכם – מאיפה רובם מגיעים? האם יש אורחים מחוץ לאזור שבו אתם גרים, והאם תספקו להם הסעות לאירוע? אם התשובה חיובית, חשוב לוודא שהמיקום של האולם מאפשר זאת בצורה נוחה.
- גודל האירוע
אחת השאלות החשובות ביותר שצריך לשאול את עצמכם היא: כמה אורחים אתם מצפים להזמין לאירוע? הכמות המדויקת של המוזמנים תוכל להכווין אתכם לבחירה הנכונה של אולם אירועים. אם אתם מתכננים אירועים קטנים כמו יום הולדת, ברית או בריתה, סביר להניח שתצטרכו אולם קטן ואינטימי שמתאים לכמות מוזמנים מצומצמת. לעומת זאת, אם מדובר בחתונה או אירועים עד 300 איש תל אביב, יהיה עליכם לבחור אולם אירועים יוקרתי שמסוגל להכיל את כמות המוזמנים ולהציע מקום נרחב.
בנוסף, ישנם אולמות שמתאימים לאירועים אינטימיים בלבד, בעוד אחרים מאפשרים אירועים גדולים ומרשימים. לכן, חשוב להבין את גודל האירוע מראש ולוודא שהאולם מתאים למספר המוזמנים.
3. סגנון העיצוב והאווירה
לאחר שתחליטו על הגודל והמיקום, הגיע הזמן לבחור את סגנון העיצוב שיתאים לאירוע שלכם. יש אולמות אירועים המעוצבים בסגנון מודרני, קלאסי, או אפילו סגנון כפרי. כל סוג סגנון עיצובי יכול ליצור אווירה שונה, ולכן כדאי לחשוב מראש מה הסגנון שמתאים לכם. האם אתם רוצים אירוע יוקרתי, או אולי אירוע עם אווירה יותר קלילה ורגועה?
למשל, חתונה על חוף הים תדרוש אולם הממוקם קרוב לחוף וכולל עיצוב שתואם לאווירה החופית. אם אתם רוצים לקיים את האירוע בתוך חורשה ירוקה, חפשו אולם שכולל גם גן פתוח. מצד שני, אם אתם מעדיפים את הלוק האורבני והמודרני של תל אביב, אז אולי אולם אירועים במרכז העיר יכול להיות פתרון מצוין.
- ספקים – האם הם כלולים או צריכים לבחור בנפרד?
יש אולמות אירועים שבהם כלול מחיר המנה גם את הספקים השונים, כמו קייטרינג, עיצוב, בר המשקאות וכו'. אחרים, לעומת זאת, לא כוללים את הספקים במחיר הבסיסי, ולכן תצטרכו לבחור ספקים בעצמכם. חשוב להחליט מראש אם אתם רוצים לבחור את כל הספקים בנפרד או אם אתם מעדיפים "חבילה" שכוללת את כל המרכיבים.
שימו לב שהאפשרות של לבחור ספקים פרטיים עשויה להוביל להוצאות נוספות. לדוגמה, אם תבחרו קייטרינג חיצוני, ייתכן שתצטרכו לשלם יותר עבור השירות. לכן, אולם אירועים כשר תל אביב או אולם כשר אחר יכול להיות אפשרות מצוינת אם יש לכם דרישות כשרות, ואתם מעדיפים לבחור ספקי כשרות באופן עצמאי.
- תקציב – איך להתאים את האולם לתקציב שלכם?
לפני שתבחרו אולם אירועים, כדאי להגדיר תקציב משוער, כך שתוכלו להימנע מהוצאות מיותרות ולהתמקד באולמות שמתאימים לתקציב שלכם. כל אולם מציע חבילות שירות שונות, וישנם אולמות המאפשרים התאמה אישית של שירותים לפי הצרכים וההעדפות שלכם.
זכרו שכל פריט ופרט, כגון עיצוב השולחנות, עיצוב החופה, שירותי הקייטרינג והמלצרים, יתוספו למחיר הבסיסי של המנה. לכן, כדאי לקחת את כל ההוצאות האפשריות בחשבון ולא להתפשר על איכות האירוע רק כדי להתאים אותו לתקציב. לעיתים כדאי להשקיע יותר על מנת לקבל אולם שמתאים לציפיותיכם.
- חניה וגישה לאורחים
היבט נוסף שצריך לקחת בחשבון הוא נגישות האולם לאורחים שלכם. האם יש חניון צמוד? האם האולם נמצא במקום שקל להגיע אליו? תל אביב יכולה להיות עיר עמוסה, ולכן חשוב לוודא שהאולם מציע חניה מספקת או לפחות אפשרות לחנייה בסביבה הקרובה.
אם חלק מהאורחים יגיעו בתחבורה ציבורית, כדאי לוודא שהאולם קרוב לתחנות רכבת, אוטובוסים או מוניות. אם אתם מארחים אירועים עד 300 איש תל אביב, הנגישות יכולה להיות קריטית להצלחת האירוע.
בחירת אולם אירועים היא לא משימה קלה, אך עם הגדרת הצרכים הברורים שלכם ולקיחת כלל הגורמים בחשבון, תוכלו למצוא את האולם המושלם לאירוע שלכם. חשוב לשים דגש על המיקום, הגודל, העיצוב, סוג הספקים והתקציב. אל תשכחו גם לקחת בחשבון את נושא החניה והנגישות לאורחים שלכם. בסופו של דבר, אולם אירועים יוקרתי, אולם אירועים כשר בתל אביב או אירועים קטנים – כל בחירה שתעשו תלויה באופי האירוע ובצרכים האישיים שלכם, וכשאתם בוחרים נכון, האירוע שלכם יהיה הצלחה מסחררת.
